Bài LD1b: Hướng dẫn chuyển đổi sử dụng Hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon
09:27:02 | 23/07/2024

Quá trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 gồm có 2 phần sau:

Phần 1: Đăng ký sử dụng Hóa đơn Điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon.

Phần 2: Hủy hóa đơn đang sử dụng theo Quy định cũ lên Cơ quan Thuế.

Bạn có thể xem video hướng dẫn tại đây.

I. Đăng ký sử dụng Hóa đơn Điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon

Trước hết, Bạn cắm USB Token Chữ ký số vào máy tính, sau đó đăng nhập vào hệ thống Bkav eHoadon tại địa chỉ https://van.ehoadon.vn. Sau khi đăng nhập thành công, Bạn bấm vào mục Thông báo phát hành (1) sau đó bấm Đăng ký TT78 (2).

Hiển thị giao diện tờ khai Đăng ký sử dụng Hoá đơn điện tử theo Thông tư 78:

Lưu ý:

  • Bạn cần kiểm tra kỹ và cập nhật chính xác thông tin liên hệ, đặc biệt là email để cơ quan thuế trao đổi thông tin, gửi các thông báo chấp thuận đăng ký sử dụng, phản hồi thông tin hoá đơn sai sót.
  • Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc (có dấu *)
  • Trường hợp Bạn chọn Hình thức Hóa đơn Điện tử là Có mã của Cơ quan Thuế hệ thống sẽ chọn tự động Chuyển đầy đủ nội dung từng Hóa đơn.
  • Trường hợp Bạn chọn Hình thức Hóa đơn Điện tử là Không có mã của Cơ quan Thuế, Bạn có thể lựa chọn Chuyển đầy đủ nội dung từng Hóa đơn hoặc Chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu Hóa đơn Điện tử hoặc chọn cả 2 phương thức.
  • Ngoài ra, Bạn cũng có thể chọn đồng thời cả 2 Hình thức Hóa đơn Điện tử là Có mã của Cơ quan Thuế và Không có mã của Cơ quan Thuế.

Bạn kiểm tra và cập nhật  Chứng thư số sử dụng, nếu cần thay đổi thông tin, Bạn bấm vào Thêm mới  (3) để thêm thông tin Chứng thư số sử dụng. Hệ thống sẽ kiểm tra môi trường cài đặt trên máy tính, nếu máy tính chưa cài đặt đầy đủ môi trường hệ thống sẽ hiển thị giao diện yêu cầu cài đặt Công cụ ký điện tử, Bạn thực hiện theo hướng dẫn tại đây. 

Tiếp theo, Bạn cần thêm thông tin Hoá đơn sử dụng,  Bạn bấm vào Thêm mới  (4)

  • Mẫu hoá đơn: Hệ thống tự động copy nguyên mẫu hoá đơn của Thông tư cũ sang Thông tư 78, Bạn có thể chọn thêm các mẫu hoá đơn khác trong danh sách.
  • Ký hiệu: Hệ thống hiển thị ký hiệu theo chuẩn Thông tư 78. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn hoặc có nhu cầu quản lý đặc biệt, Bạn tích vào Thay đổi và chọn hai ký tự cuối trong ký hiệu hóa đơn để phân biệt với mẫu hóa đơn khác.

Sau đó, Bạn bấm Ghi lại (5) để lưu thông tin.

Nếu đã thực hiện, Bạn bấm vào nút Ký gửi (6) hệ thống hiện thông báo, bấm nút Đồng ý (7).

Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, nhập MÃ PIN (8), sau đó bấm Xác nhận (9).

Sau khi ký gửi tờ khai Đăng ký thông tin sử dụng Hóa đơn Điện tử thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin tờ khai vào mục Thông báo phát hành.

Trong vòng 1 ngày làm việc Cơ quan Thuế sẽ tiếp nhận xử lý và trả kết quả qua email đã đăng ký tại mục Thông tin đơn vị. Bạn có thể xem bài hướng dẫn “Một số lưu ý khi chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC” tại đây để nắm thêm thông tin khi chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Khi Cơ quan Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng Hóa đơn Điện tử theo Thông tư 78 của Doanh nghiệp, Trạng thái của đăng ký sử dụng chuyển sang TĐD - Thuế đã duyệt. Trường hợp CQT không chấp thuận thì đăng ký sử dụng sẽ có trạng thái LOI, Bạn bấm vào biểu tượng  để xem phản hồi từ CQT.

Từ thời điểm được Cơ quan Thuế duyệt sử dụng Hóa đơn theo Thông tư 78 (trạng thái của đăng ký sử dụng chuyển sang TĐD), Doanh nghiệp phải dừng sử dụng Hóa đơn theo Quy định cũ, đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123 và có thể bắt đầu xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống Bkav eHoadon.

Số lượng Hóa đơn doanh nghiệp chưa dùng hết trên hệ thống sẽ được bảo lưu và chuyển sang sử dụng tiếp theo Thông tư 78.

II. Hủy Hóa đơn đang sử dụng theo Quy định cũ với Cơ quan Thuế

Trong vòng 30 ngày kể từ khi Cơ quan Thuế duyệt đăng ký sử dụng Hóa đơn theo Thông tư 78, Doanh nghiệp phải thực hiện hủy số lượng hóa đơn đã Thông báo phát hành theo thông tư cũ mà chưa sử dụng hết. Sau đó, Bạn thực hiện tạo tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) và gửi lên Cơ quan Thuế.

Tại phần mềm Hỗ trợ kê khai HTKK, Bạn chọn nhóm Hóa đơn (10), sau đó chọn tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03-AC) (11)

Trên giao diện tờ khai TB03/AC, Bạn điền thông tin trên tờ khai (12) sau đó bấm Kết xuất (13) để tải tờ khai về máy tính.

Bạn thực hiện nộp tờ khai TB03/AC đến Cơ quan Thuế trên hệ thống khai thuế qua mạng.

  • Trường hợp bạn đang khai Thuế trên hệ thống Bkav TVAN: Xem hướng dẫn nộp tờ khai tại đây

  • Trường hợp bạn đang khai Thuế trên hệ thống Thuế điện tử eTax: Xem hướng dẫn nộp tờ khai tại đây

Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc Chuyển đổi sử dụng Hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon.

Bkav