Bài LD1a: Hướng dẫn Đăng ký sử dụng Hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon
02:13:37 | 09/12/2024

Lưu ý: Bài hướng dẫn gồm tất cả 2 bước chính, Bạn có thể thực hiện xong trong vòng từ 7 đến 10 phút.

  • BƯỚC 1: CHỌN MẪU HOÁ ĐƠN
  • BƯỚC 2: TẠO TỜ KHAI ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG

Để đăng ký sử dụng Hoá đơn điện tử trên hệ thống Bkav eHoadon, Bạn cắm CKS USB Token vào máy tính, sau đó truy cập và đăng nhập vào địa chỉ https://van.ehoadon.vn. Sau khi đăng nhập thành công, Bạn bấm Đồng ý (1).

Tại giao diện Chào mừng, Bạn bấm Bắt đầu (2) để thực hiện Đăng ký sử dụng Hoá đơn điện tử.

BƯỚC 1: CHỌN MẪU HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Ở bước này, hệ thống sẽ hỗ trợ Bạn tạo Mẫu hóa đơn.

Bước 1.1: Ở giao diện Chọn Mẫu hóa đơn, Bạn chọn Loại hóa đơn, Ngôn ngữ, Kiểu hóa đơn (3) sau đó bấm Chọn (4) để chọn Mẫu hóa đơn theo nhu cầu của doanh nghiệp.

  • Loại hóa đơn: Loại hóa đơn theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
  • Ngôn ngữ: Chọn cách hiển thị ngôn ngữ trên Mẫu hóa đơn, bao gồm: Song ngữ (Anh - Việt), Tiếng Việt
  • Kiểu hóa đơn: Loại thuế xuất hiển thị trên hóa đơn, bao gồm: Hóa đơn áp dụng thuế suất tổng, Hóa đơn áp dụng thuế suất chi tiết.

Bước 1.2: Tại giao diện Chỉnh sửa Mẫu hóa đơn chi tiết, Bạn thiết lập các thông tin trên Mẫu hóa đơn (Với mỗi thay đổi thông tin ở giao diện bên trái sẽ được thể hiện kết quả ở giao diện bên phải):

Hình thức hoá đơn, STT, Mẫu số, Ký hiệu, Năm: Hệ thống tự động hiện thị Hình thức hoá đơn Có mã của CQT, Số thứ tự, Mẫu số, Ký hiệu, Năm phát hành của Mẫu hóa đơn.

  • Hoá đơn Có mã của Cơ quan Thuế: là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. 
  • Hoá đơn Không có mã của Cơ quan Thuế: là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
  • Hệ thống mặc định hiển thị hai ký tự cuối trong ký hiệu hóa đơn là “YY”. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn, Bạn chọn 2 ký tự khác để  phân biệt với các mẫu hóa đơn (Bạn có thể xem chi tiết theo hướng dẫn tại  khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021).

Để chỉnh sửa Logo và hình nền trên Mẫu hoá đơn, Bạn có thể xem chi tiết theo hướng dẫn tại đây.

Như vậy, Bạn đã hoàn thành việc tạo Mẫu hóa đơn, Bạn bấm Tiếp tục (5) để chuyển sang Bước 2

BƯỚC 2: TẠO TỜ KHAI ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG

Sau khi Chọn Mẫu hoá đơn hệ thống sẽ tạo tự động tờ khai Đăng ký thông tin sử dụng Hóa đơn Điện tử (mẫu 01ĐKTĐ/HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), Bạn kiểm tra các thông tin trên tờ khai và cập nhật thông tin còn thiếu (nếu có). Nếu cần thay đổi các thông tin Hình thức hoá đơn, Phương thức chuyển Hoá đơn và Loại Hoá đơn sử dụng trên tờ khai, Bạn di chuột vào dòng chức năng tương ứng bấm Chỉnh sửa  (6).

Lưu ý:

  • Bạn cần kiểm tra kỹ và cập nhật chính xác thông tin liên hệ, đặc biệt là email để cơ quan thuế trao đổi thông tin, gửi các thông báo chấp thuận đăng ký sử dụng, phản hồi thông tin hoá đơn sai sót.
  • Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc (có dấu *)
  • Trường hợp Bạn chọn Hình thức Hóa đơn Điện tử là Có mã của Cơ quan Thuế hệ thống sẽ chọn tự động Chuyển đầy đủ nội dung từng Hóa đơn.
  • Trường hợp Bạn chọn Hình thức Hóa đơn Điện tử là Không có mã của Cơ quan Thuế, Bạn có thể lựa chọn Chuyển đầy đủ nội dung từng Hóa đơn hoặc Chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu Hóa đơn Điện tử hoặc chọn cả 2 phương thức.

Bạn kiểm tra và cập nhật  Chứng thư số sử dụng, nếu trong danh sách chưa cập nhật, Bạn bấm vào Thêm mới  (7) để thêm thông tin Chứng thư số sử dụng. Hệ thống sẽ kiểm tra môi trường cài đặt trên máy tính, nếu máy tính chưa cài đặt đầy đủ môi trường hệ thống sẽ hiển thị giao diện yêu cầu cài đặt Công cụ ký điện tử, Bạn thực hiện theo hướng dẫn tại đây.  Nếu đã thực hiện, Bạn bấm vào nút Ký gửi (8) hệ thống hiện thông báo, bấm nút Đồng ý (9).

Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, nhập MÃ PIN (10), sau đó bấm Xác nhận (11).

Sau khi ký gửi tờ khai Đăng ký thông tin sử dụng Hóa đơn Điện tử thành công, hệ thống sẽ có thông báo, Bạn bấm vào nút Đóng (12).

Trong vòng 1 ngày làm việc Cơ quan Thuế sẽ tiếp nhận xử lý và trả kết quả qua email đã đăng ký tại mục Thông tin đơn vị. Bạn có thể xem bài hướng dẫn “Một số lưu ý khi chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC” tại đây để nắm thêm thông tin khi chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon.

Bkav