Sau hơn 3 tháng đưa "eOffice - Văn phòng điện tử" vào áp dụng, công ty than Nam Mẫu Quảng Ninh đã có thay đổi lớn trong cách thức điều hành công việc. Đây là bước chuyển biến tích cực của Nam Mẫu nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất.

Nam Mẫu có 24 phân xưởng khai thác than nằm cách khu văn phòng khoảng 30 km đường rừng. Khó khăn Nam Mẫu gặp phải là việc chuyển công văn, thông báo từ văn phòng đến các phân xưởng. Hàng ngày, mỗi phân xưởng đều phải cử riêng một người ra văn phòng nhận công văn, thông báo.

Trước khó khăn này, Ban lãnh đạo công ty đã chỉ đạo, nghiên cứu nhiều phương thức làm việc khác nhau và quyết định ứng dụng eOffice vào hoạt động điều hành sản xuất, kinh doanh ở cả khu văn phòng và các phân xưởng từ tháng 11/2007.

Hiện nay, tất cả các công văn được scan hoặc soạn thảo trên máy tính rồi chuyển ngay trên hệ thống eOffice. Các phân xưởng không còn phải bố trí người ra văn phòng công ty để nhận, giúp giảm 24 nhân lực mà công văn đến ngay lập tức. Đặc biệt, Nam Mẫu thực hiện báo cáo số liệu về sản lượng, mét lò, nhân lực, vật tư… của 3 ca sản xuất hàng ngày qua eOffice thay thế cho việc đóng quyển và báo cáo theo tháng trước đây.

Ở 21 phòng ban thuộc khu văn phòng, các thông báo hàng ngày, kết luận họp sản xuất, kết luận họp giao ban, lịch trực sản xuất, lịch họp của lãnh đạo…được tự động thông báo đến các phòng ban thông qua eOffice. Nhờ đó, cán bộ công nhân viên công ty nắm ngay các thông báo mới, không phải chờ xem trên bảng tin. Riêng với công tác điều hành, lãnh đạo có thể chỉ đạo nhanh cho nhân viên mà không phải gọi điện hay gọi lên gặp trực tiếp như trước đây.

Ông Đỗ Chí Thanh - Trưởng phòng Tin học Quản lý công ty than Nam Mẫu cho biết: "Việc ứng dụng eOffice rất có ý nghĩa với công ty chúng tôi, đặc biệt trong việc báo cáo số liệu sau ca sản xuất. Điều này rất quan trọng giúp lãnh đạo có thể bao quát được ngay tình hình sản xuất để đưa ra những điều chỉnh, những quyết định kịp thời. Ngoài ra, việc gửi nhận thông báo và xử lý công văn cũng rất tiện và nhanh chóng giúp giảm chi phí, nhân lực và thúc đẩy hiệu quả sản xuất toàn công ty".

Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm eOffice - Văn phòng điện tử tại địa chỉ http://www.eoffice.com.vn/.

Hoa Hằng